Vier kansen voor inkoop en verkoop!

Afgelopen zomer ben ik, Henk Timmer, na vijf jaar PIANOo (Expertisecentrum Aanbesteden) geswitcht van de inkoopkant naar de inschrijfkant. In mijn dagelijks werk help ik bedrijven (als adviseur) om een zo goed mogelijke aanbieding te doen op (voornamelijk) aanbestedingstrajecten. Deze ondersteuning is breed: van een haalbaarheidsanalyse uitvoeren en een aanbestedingsstrategie bepalen tot het optimaliseren van de kwaliteit van het finale aanbod. Geen verkoopteksten maar een eerlijk verhaal dat aansluit op de wensen van de opdrachtgever.

Zowel aan de inkoopkant als de inschrijfkant zie ik kansen voor kwaliteitsverbeteringen.
Hieronder som ik ze kort op:

Inkoopkans 1: Wees écht bereikbaar

“De inkoper is louter schriftelijk bereikbaar via de vraag- en antwoord module. Op andere wijze van contact opnemen leidt tot uitsluiting”. Dergelijke zinnen zie je regelmatig voorbij komen in aanbestedingsstukken. Maar waarom zou je als inkoper niet bereid zijn om telefonisch bereikbaar te zijn voor vragen die gaan over het proces? Ondernemers kennen de Aanbestedingswet 2012 en de bijbehorende processen niet, een (sociaal) steuntje in de rug kan geen kwaad. Daarnaast krijg je als inkoper ook betere inschrijvingen.

Inkoopkans 2: Toets je bestek door de markt

Dichtgetimmerde bestekken leiden bij bedrijven regelmatig tot frustratie. Het komt best vaak voor dat er onderscheidend vermogen in huis is bij een bedrijf waar de overheid écht wat aan heeft, maar er wordt simpelweg niet om gevraagd. Daarom kun je er voor kiezen om je bestek te laten toetsen door de markt. Je kunt via het TenderNed het formulier van de marktconsultatie gebruiken (en de conceptstukken hierbij toevoegen). Stel de markt de simpele vraag: wat kan er beter of slimmer? Gebruik de materiedeskundigheid van de andere kant!

Inkoopkans 3: Geef aan waar je verbeterkansen ziet

Ik zie in aanbestedingsstukken vaak gunningscriteria terug komen die zijn op algemeenheden (service levels, plan van aanpak, etc). Voor een bedrijf is het lastig om in te schatten wat een aanbestedende dienst écht wil. Het wordt al makkelijk wanneer je benoemt waar kwaliteitsverbetering mogelijk is ten aanzien van de huidige leverancier. En door helder te benoemen waar je niét naar op zoek bent, schep je ook duidelijkheid.

Inkoopkans 4: Maak je aanbestedingsstukken écht openbaar

Bij verschillende aanbestedingsplatformen zitten de aanbestedingsstukken achter een slotje (login). Dit is erg onvriendelijk voor de gebruiker. Ook voor burgers is dit een vervelend obstakel. Beperkte openbaarheid van stukken moet je als aanbestedende dienst niet willen, hoe makkelijker de stukken bereikbaar zijn hoe eerder potentiële inschrijvers geïnteresseerd zullen zijn.

Inschrijfkans 1: Maak je inschrijving visueel (waar mogelijk)

Een beoordelingscommissie ziet tijdens de beoordeling vaak tientallen pagina’s. Ongewild neemt de concentratie vaak af. Sommige teksten kun je eenvoudig versimpelen door stroomschema’s of tabellen te gebruiken. Je tekst wordt minder droog en je bent duidelijker ondanks dat je minder woorden gebruikt. Een mooie kans.

Inschrijfkans 2: Structureer je kwaliteitsstukken

Voordat je gaat schrijven is het verstandig om te bepalen wat je waar wil communiceren. Het klinkt overdreven, maar dit kun je zelfs op alineaniveau doen. Zo weet je zeker dat alles wat je wilt communiceren ook daadwerkelijk terugkomt. Hierbij is het verstandig om de uitvraag van de aanbestedende dienst (de bullet points van het gevraagde gunningscriteria) als uitgangspunt te nemen, hierdoor maak je het voor de beoordelingscommissie eenvoudig om de door hen gevraagde zaken terug te vinden. Daarnaast weet je ook zeker dat je alles wat de aanbestedende dienst uitvraagt beantwoordt. Doen dus.

Inschrijfkans 3: Zet de aanbestedende dienst centraal

Voordat je de stukken indient, tel eens hoe vaak je jouw bedrijfsnaam noemt én de naam van de aanbestedende dienst. In veel inschrijvingen praat een bedrijf voornamelijk over zichzelf. De andere kant is voornamelijk geïnteresseerd welke voordelen zij zelf kan verkrijgen. Houd hier rekening mee.

Inschrijfkans 4: Evalueer écht na een overwinning

Mooi, je hebt de aanbesteding gewonnen. Maar het leveren van goede kwaliteit en procesoptimalisatie begint natuurlijk pas als het werk aanvangt. Stuur aan op periodieke evaluaties. Geen standaard evaluatie formulieren over weer, maar echt met elkaar in gesprek. Dit is ook iets wat je als inschrijver in de kwaliteitsstukken kunt laten terug komen.

Door het benutten van kansen maak je het de andere kant van de tafel net wat makkelijker/comfortabeler. Dit zal leiden tot meer begrip en een betere relatie. Ik zeg: doen!

Auteur: Henk Timmer, adviseur Tender Services Group

 

Meer weten over aanbestedingen? Volg een van onze trainingen met daarin nog meer handige tips!