Het verhaal van de aanbesteding moet naadloos aansluiten bij de vraag

Wat begon met een succesvolle drive-in show groeide uit tot een partyverhuurbedrijf van naam: David van Schie party rental. Met hulp van Tender Services Group won het bedrijf uit ‘s-Gravenzande recent aanbestedingen van de gemeente Den Haag en de Haagse Hogeschool. “De rental prijzen ontlopen elkaar niet zoveel. Het kwaliteitsverhaal goed neerzetten, daar gaat het om”.

David van Schie party rental

Jaren geleden toerde David van Schie als dj met zijn drive-in show door Nederland. Overal waar hij kwam, zag hij dat tafels, stoelen en decormaterialen werden gehuurd. ‘Dat kan ik ook’, dacht hij. Eén keer een statafel meenemen mondde uit in het regelen van het totaalpakket: van muziek, licht, geluid tot catering. Uiteindelijk bleek dat te breed en bleef de specialisatie in party rental over. Inmiddels staat er een gerenommeerd bedrijf met twaalf medewerkers in dienst.

Eerste aanbesteding
Met de groei, kwamen ook de tenders om de hoek kijken. David vertelt: “Ongeveer vier jaar geleden deden we mee met onze eerste aanbesteding voor de gemeente Den Haag. Een opdracht die we binnensleepten met hulp van Tender Services Group. In 2019 moest hetzelfde opnieuw worden aanbesteed, maar dan groter, op Europees niveau. Opnieuw hebben we samenwerking gezocht met de Haagse aanbestedingsspecialisten. Terwijl we in het aanbestedingsproces voor de gemeente zaten, wezen zij ons op de aanbesteding van de Haagse Hogeschool. Ook daar besloten we voor te gaan.”

De juiste vertaalslag maken
Waarom een tenderbureau inschakelen? “Een aanbesteding is een heel specifiek iets. Ik kan je alles vertellen over party rental, onze aanpak en de prijzen. Hoe mooi ook, het hoeft nog niet aan te sluiten bij wat de aanbestedende partij zoekt. Je moet de taal spreken van de inkoper, het verhaal moet naadloos aansluiten bij de vraag en een foutje is snel gemaakt. We hebben bij onze eerste aanbesteding direct bij Tender Services Group aangeklopt omdat zij de juiste vertaalslag kunnen maken en weten hoe een aanbesteding wordt beoordeeld.”

Weken bijschaven en bijsturen
Hoe ziet zo’n samenwerking eruit? “Je werkt intensief samen in een aanbestedingsproces. Eerst heb ik zelf, samen met mij vrouw Renee van Schie met wie ik het bedrijf run, alles op papier gezet. Al snel kreeg ik de teksten terug met allemaal rode vlakken, correcties en vlaggetjes met argumenten waarom iets anders verwoord moest worden. Alsof je weer op school zit! Na weken bijschaven en bijsturen lag er een uitstekend verhaal wat heeft geresulteerd in twee grote opdrachten voor in principe vier jaar. Inmiddels zijn de contracten ondertekend en hebben we een aantal locaties van de gemeente Den Haag en Haagse Hogeschool bezocht. De locaties zien, de mensen ontmoeten, betrokken zijn en een persoonlijke band opbouwen met onze opdrachtgevers vinden wij belangrijk.”

De aanbesteding moet bij je passen
Wat als er morgen weer een aantrekkelijke aanbesteding voorbijkomt? “We staan altijd open voor nieuwe opdrachten, maar we gaan eerst deze klus klaren. Daarbij moet je niet zomaar meedoen met iedere aanbesteding. Wij vragen ons altijd af: past dit bij ons? Kunnen we dit waarmaken? Het moet wel haalbaar zijn en aansluiten bij waar je voor staat”, aldus David van Schie.