De impact van het uitstellen van de gunningsbeslissing
“De beoordeling kost echter meer tijd dan vooraf verwacht. De gunningbeslissing kan daarom niet al op 5 juni a.s. verstuurd worden en de verzending hiervan zal worden uitgesteld”.
Bovenstaand bericht is herkenbaar voor menig inschrijver. Het uitstellen van de (voorlopige) gunningsbeslissing. Hoe reëel is dit met het oog op de strakke termijnen waar een inschrijver zich aan dient te houden? Hoe verhoudt zich dit tot het transparantiebeginsel van het aanbesteden? Beslissingen moeten duidelijk gemotiveerd worden, geldt dit hier dan niet voor?
Wat mij opvalt en daarnaast ook ontzettend stoort bij het inschrijven op aanbestedingen, is de laksheid van de aanbestedende dienst met betrekking tot het tijdig (conform planning) publiceren van het voorlopige gunningsbesluit. Het is opvallend hoe vaak deze wordt uitgesteld zonder (onderbouwde) motivatie, zelfs zonder enig bericht dat de voorlopige gunning wordt uitgesteld. Met andere woorden, communicatiestilte in spannende tijden.
Een recent voorbeeld is die van een inschrijvende partij welke zijn inschrijving tijdig heeft ingediend in februari 2020. De voorlopige gunningsbeslissing werd eind april (2020) verwacht. Vervolgens is deze door de aanbestedende dienst drie maal uitgesteld. Uiteindelijk is bijna een half jaar (ruim 4 maanden) na indiening van de inschrijving, de voorlopige gunningsbeslissing gepubliceerd.
Een inschrijver heeft bij het te laat indienen van zijn inschrijving “vette pech”, dit wordt dan onder de noemer “eigen schuld, dikke bult” gerekend. Wanneer een aanbestedende dienst niet goed uit komt met zijn planning omtrent het publiceren van het voorlopige gunningsbesluit conform planning, moet een inschrijver geduldig afwachten. Meestal in grote spanning aangezien voor organisaties Europese Aanbestedingen van levensbelang kunnen zijn. In mijn optiek is dit onbegrijpelijk. Wanneer je gezamenlijk aan een opdracht gaat werken (opdrachtgever en opdrachtnemer), is het belangrijk dat afspraak ook daadwerkelijk afspraak is. Dit gaat al fout voordat je überhaupt gestart bent aan de opdracht.
En ik begrijp best dat de aanbestedende dienst zorgvuldig moet en wil beoordelen en daar meer tijd voor nodig heeft. Maar transparante communicatie is juist bij het aanbesteden essentieel. Zo weet je wat je kunt verwachten van elkaar.
Mijn advies aan de aanbestedende dienst: zorg ervoor dat je tijdig en open communiceert aan je inschrijvers wanneer de voorlopige gunningsbeslissing langer op zich laat wachten, inclusief onderbouwing. Geef aan hoe lang je nog nodig verwacht te hebben voor het publiceren van de voorlopige gunning. Hiermee neem je een stuk onrust weg, en tevens zorg je voor een betere basis voor een eventuele samenwerking in de uitvoeringsfase.
Thomas Klein Bramel
Adviseur bij Tender Services Group en werkt vanuit Den Haag en Groningen.