Kerncompetenties en referenties

Een aanbestedende dienst stelt vaak eisen aan de inschrijvers, zodat zij zekerheid verkrijgt dat een inschrijver daadwerkelijk in staat is om de opdracht uit te voeren. Voor het toetsen van de technische en beroepsbekwaamheid vraagt een aanbestedende dienst vaak of de inschrijver aan specifieke kerncompetenties voldoet. De gevraagde kerncompetenties komen vaak overeen met de gewenste ervaring op essentiële punten van de opdracht.

Meestal mag per kerncompetentie maar slechts 1 referentie worden opgevoerd. Aanbestedende diensten vragen doorgaans niet om referenties waarbij de waarde hoger is dan 60% van de toekomstige opdracht. Dit is namelijk in strijd met het proportionaliteitsbeginsel, één van de beginselen die ten grondslag aan het aanbesteden ligt.

In de aanbestedingsstukken staat beschreven op welk moment u de referentieprojecten dient aan te leveren. In de meeste gevallen dient dit bij inschrijving plaats te vinden maar soms volstaat ook het invullen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (UEA). En moet alleen aan wie men voornemens te gunnen alsnog met hun referentie(s) aantonen dat ze daadwerkelijk over de gevraagde kerncompetenties beschikken. Vaak levert de aanbestedende dienst ook een format aan waarin u de desbetreffende informatie over het referentieproject moet invullen. Het komt regelmatig voor dat referentieprojecten ondertekend dienen te worden.

De ondertekening voor en door de inschrijver dient eigenlijk altijd te worden gedaan door  een persoon die daartoe (rechtsgeldig) tekeningsbevoegd is. Regelmatig vraagt de aanbestedende dienst om een ondertekening vanuit de organisatie (bijna altijd een aanbestedende dienst) waarvoor u de werkzaamheden destijds hebt verricht of zelfs om een specifieke opgestelde tevredenheidsverklaring. Dit laatste veelal bij het aanleveren door de begunstigde van aanvullende bewijsstukken in het kader van de gestelde geschiktheidseisen. Het is  aan te raden om de referent op de hoogte te stellen dat er contact met hem of haar kan worden opgenomen  en/of hij of zij een tevredenheidsverklaring in moet vullen of zelf moet opstellen.

Wanneer er kerncompetenties worden uitgevraagd, dan raden wij u aan om zo spoedig mogelijk te beginnen met het verzamelen van de noodzakelijke gegevens. U voorkomt zo dat u zich hier niet meer druk over hoeft te maken op de laatste dagen voor indiening.

Kunt u wel ondersteuning gebruiken op het gebied van strategievorming (winnend onderscheidend vermogen creëren)? Dan bent u bij Tender Services Group aan het goede adres. Wij hebben sinds 2003 al meer dan 1000 bedrijven begeleidt, in werkelijk alle sectoren!