Informatiepositie bepalen

Om te bepalen of een opdracht interessant voor u is, moet u zoveel mogelijk relevante informatie (over de opdracht) verzamelen en zo uw informatiepositie in kaart te brengen. De aanbestedende dienst stelt een set documenten beschikbaar. In deze documenten vindt u naast de opdrachtbeschrijving ook het procedureverloop en de gunningscriteria. Eventuele vragen over deze documenten kunt u stellen gedurende de vragenronde(s).

Het is verstandig om een SWOT-analyse van de aanbesteding te maken. Waar liggen u kansen als inschrijver, en tegen welke knelpunten loopt u aan. Mede op basis van deze analyse kan er een afweging worden gemaakt om wel of niet in te schrijven op de aanbesteding (kwalificeren).

Bij bepaalde aanbestedingen (zoals bijvoorbeeld in de schoonmaak- en beveiligingsbranche) organiseert de aanbestedende dienst tijdens de aanbestedingsprocedure een schouw aan. Dit is een rondleiding op de locatie waar de toekomstige opdracht uitgevoerd gaat worden. Om meerdere redenen is het interessant om naar de schouw toe te gaan, namelijk:

1. U komt meer te weten over aspecten die van belang kunnen zijn tijdens de uitvoering
2. U krijgt een (in)formele kennismaking met de opdrachtgever
3. U krijgt een indruk van welke andere bedrijven interesse hebben in de opdracht.

Daarnaast is het belangrijk om voordat u gaat inschrijven op aanbestedingen te achterhalen welke onderneming de opdracht op dit moment uitvoert (en bij een raamovereenkomst gaat het om alle ondernemingen). U kunt dan een goede inschatting maken hoe de dienstverlening/ leverantie is ingestoken dus waar de opdrachtgever aan gewend is. Waar u zich dan kan op onderscheiden en dus welke meerwaarde u kunt leveren kan dan beter in kaar worden gebracht en in de inschrijving worden verwerkt. Verder is het goed om voor u zelf een lijst op te stellen welke concurrenten ook een dergelijke opdracht kunnen uitvoeren en dus hoeveel concurrentie gaat krijgen. Waarbij kennis van de propositie van deze concurrenten cruciaal is om (wederom) het onderscheid met uw inschrijving te kunnen maken opdat uw kansen op succes worden vergroot.

Kortom de informatiepositie van uw organisatie is cruciaal om van start met de inschrijving.

Kunt u wel ondersteuning gebruiken op het gebied van strategievorming (winnend onderscheidend vermogen creëren)? Dan bent u bij Tender Services Group aan het goede adres. Wij hebben sinds 2003 al meer dan 1000 bedrijven begeleidt, in werkelijk alle sectoren!