“Wat als bedrijf logisch lijkt om te vertellen, is dat bij aanbestedingen niet altijd”
‘Het uitzendbureau van aanpakkers’, noemt Binck zichzelf. Ook de aanbestedingshulp van Tender Services Group pakte het bedrijf, dat actief is in de sectoren bouw, verkeer en zorg, direct aan. “Meedoen met aanbestedingen is zo specifiek, dat kan bijna niet zonder professionele hulp”, vertelt operationeel directeur Jannick Oostwouder. Recent won Binck een opdracht van de gemeente Amsterdam voor het leveren van verkeersregelaars.
Verkeersregelaars aanbesteding
Om maar meteen met de deur in huis te vallen: gefeliciteerd met de Amsterdamse opdracht! Jannick Oostwouder: “Daar zijn we enorm blij mee. Ook omdat we al werkten voor de gemeente Amsterdam was ons er veel aan gelegen om de tender te winnen. Samen met een andere partij leveren wij de komende jaren alle verkeersregelaars voor onze hoofdstad. En, geloof me: in Amsterdam gebeurt nogal wat, dus dat is best omvangrijk.”
Aanbestedingsstartblokken
Binck is een relatief jong bedrijf en dus ook een nieuwkomer als het om aanbestedingen gaat? “We doen nog maar een paar jaar mee met aanbestedingen. Als organisatie moet je daar klaar voor zijn en voldoen aan de gestelde kwaliteitseisen. Nu zijn we ISO 9001, NEN en VCU gecertificeerd. Toen we in de aanbestedingsstartblokken stonden, zijn we op zoek gegaan naar ondersteuning. Zeker bij een eerste keer komt er veel op je af. Het zoeken op TenderNed. Procedures die je moet volgen. Eisen aan de aanlevering en de te schrijven teksten die moeten aansluiten bij de vraagstelling. Je komt erachter dat wat zo logisch lijkt om als bedrijf te vertellen, met aanbestedingen niet altijd zo is.”
Bloed, zweet en tranen
Toen maakten jullie kennis met Tender Services Group. “We zijn samen gestart met een aanbesteding voor de gemeente Leiden. Een aanbesteding waarvan we vooral wilden leren en ook kijken hoe de samenwerking met de Haagse tenderadviseurs zou gaan. Het heeft bloed, zweet en tranen gekost, maar de aanbesteding ging niet naar Binck. Wel hadden we toen inzicht in wat er bij een aanbesteding komt kijken en hoe Tender Services Group je daarin begeleidt.”
Gunning aanbesteding
De aanbestedingszin was aangewakkerd. Vervolgens hebben jullie alles op alles gezet om de aanbesteding van de gemeente Amsterdam wel te winnen. “De gunning was voor de helft op prijs en voor 50 procent op het communicatieplan. Dat laatste is cruciaal bij verkeersprojecten. Denk aan het communiceren over waar verkeersregelaars nodig zijn, rapportages over gewerkte uren en een systeem voor klachten. Als het gaat om een slim dashboard met managementinformatie, zijn wij daarop zijn wij heel goed ingericht qua ICT en digitale middelen. De jarenlange investering daarin betaalde zich uit met het winnen van de aanbesteding.”
Kennis opbouwen in aanbestedingen
Maar, ook deze keer had de opdracht aan jullie neus voorbij kunnen gaan. Een wingarantie bestaat niet. “Gelukkig heeft Binck een commercieel denkende directeur die uitgaat van éerst iets uitgeven om daarna iets te verdienen. Het geïnvesteerde is nooit weggegooid geld. Je bouwt kennis op rond aanbestedingen. Ook niet onbelangrijk: je leert je eigen organisatie beter kennen. Bij aanbestedingen moet je een goed verhaal neerzetten dat overtuigt, commercieel is, goed onderbouwd wordt en de aanbestedende partij aanspreekt.”
Geen keurslijf van 9 tot 5
In 2021 staan meer aanbestedingen op de rol? “Wij gaan nog wel even door en zitten niet stil. Samen met Tender Services Group. Zeker omdat zij altijd klaarstaan wanneer het nodig is. Het proces van aanbestedingen laat zich niet in een keurslijf stoppen van 9 tot 5. De tenderadviseurs weten dat, zijn super flexibel en altijd bereikbaar als het nodig is”, aldus Jannick Oostwouder.