Tender Services Group begeleidde Jan den Otter en zijn team met succes
Al meer dan 25 jaar werkt Jan den Otter met zijn bedrijf samen met de gemeente Rotterdam voor het ontruimen van woningen om nalatenschappen de juiste bestemming te geven. Toen het werk aanbesteed moest worden, zat hij “redelijk met de handen in het haar”. Tender Services Group begeleidde Jan en zijn team met succes.
“Help!”, dacht ik echt, “toen de gemeente aangaf dat er een aanbesteding kwam voor de ontruimingswerkzaamheden”, vertelt Jan den Otter. “Samen met de twee medewerkers van Jan den Otter Transport ben ik al jaren gespecialiseerd in het waardig leeghalen van huurhuizen en het verkopen van nalatenschappen in samenwerking met het Rotterdamse veilinghuis, het Vendu Notarishuis. Het gaat om huizen waarbij geen familieleden traceerbaar zijn, maar het kan ook zijn dat nabestaanden de spullen door ons laten opruimen. De opbrengst gaat naar de gemeente Rotterdam. Wat daarbij komt kijken, regelen wij van A tot Z.”
Papieren rompslomp van een aanbesteding
En toen was daarin ineens een aanbesteding. “Verplicht volgens de geldende regelgeving. Maar ja, ik ben nu 62 jaar en iets dergelijks had ik niet eerder gedaan. In alle eerlijkheid: ik ben totaal geen schrijver en ben al helemaal niet thuis in de papieren rompslomp van een aanbesteding. Via, via hoorde ik over Tender Services Group. Zij zouden mij kunnen helpen, het was duidelijk dat mij dat alleen niet zou lukken. We hebben elkaar ontmoet en toen was de zaak snel beklonken.”
Aanbesteding gaat om de juiste accenten
Hoe ging het samen werken aan de aanbesteding in zijn werk? “We konden goed met elkaar door een deur, heel belangrijk. Daarna hebben zij mij het hemd van het lijf gevraagd en zijn met mijn informatie aan de slag gegaan. Samen hebben we alles ingevuld, gecheckt en zo gemaakt dat het klopte én mijn verhaal was. Het is een proces van elkaar leren kennen, van adviseren, schrijven en bijsturen. Ik was voor de inhoudelijke kant, zij verpakten dat in de aanbestedingspapieren met de juiste accenten en details.”
Geen gelikte, digitale presentatie
Bij de aanbesteding hoorde ook een presentatie? “Die heb ik met het adviesteam voorbereid. Toen ik daar kwam, zaten er geen drie, maar vijf personen te wachten inclusief groot computerscherm. Ik heb gelijk gezegd: ‘Ik kan jullie alles over mijn vak en onze expertise en professionaliteit vertellen, maar een gelikte, digitale presentatie wordt het niet. Het ijs was direct gebroken, de presentatie ging goed en we behaalden 1000 van de 1000 te behalen punten!”
En dus blijft Jan den Otter Transport de komende twee jaar de preferred supplier van de gemeente Rotterdam als het om woningontruiming gaat. “Met een optie voor nog eens twee jaar verlenging. Het was eerst een behoorlijke investering voor ons kleine bedrijf, we zijn maar met z’n drieën, maar zonder aanbestedingshulp wist ik zeker dat ik het niet zou redden. Daar zijn wij enorm blij mee!”