‘Succesvol inschrijven op aanbestedingen? Geef antwoord op de vraag’

De ‘vriendelijke verhuizers’ noemen ze zichzelf. Mondial Movers is met 19 zelfstandig opererende familiebedrijven verspreidt over 27 vestigingen in Nederland een grote speler op de verhuismarkt. Voor het binnenhalen van nieuwe opdrachten is inschrijven op aanbestedingen bijna daily business. Samen met Tender Services Group vergroot het bedrijf de de kans op het winnen van een aanbesteding.

Reviewen aanbesteding
“Zeker 70 procent van onze omzet halen wij uit aanbestedingen”, vertelt directeur Marcel de Waal vanuit het hoofdkantoor in Alblasserdam. “Het gros daarvan zijn Europese tenders. Deze pakken wij meestal zelf op en laten we, wanneer nodig, finetunen door Tender Services Group. Onze samenwerking begon een paar jaar geleden met wat adviezen en het reviewen van een aanbesteding. Nu laten we soms het compleet schrijven en indienen van de aanbestedingsstukken aan de Haagse aanbestedingsspecialisten over.”

Een aanbesteding winnen
Hoe gaat dat dan in z’n werk; een aanbestedingsexpert is nog geen verhuizer? “Tender Services Group heeft een bibliotheek opgebouwd met veel kennis en informatie over de verhuisbranche en ons bedrijf. De basisonderdelen liggen er. Afhankelijk van het type aanbesteding en het gevraagde vullen wij dat aan. Daarna volgen reviews over en weer totdat het geheel klopt als een bus. Recent wonnen we op die manier de aanbesteding van de gemeente Midden-Groningen. Onderdeel hiervan is onder meer de verhuizing van het gemeentehuis in 2021, een omvangrijke klus. Daar zijn we enorm blij mee. Het contract dat vier jaar beslaat, is inmiddels ingegaan.”

Tijdrovende klus
Maar, waarom inschrijven op aanbestedingen uit handen geven? “Zelf hebben we de nodige aanbestedingskennis en expertise in huis, maar soms speelt tijdsdruk ons parten en soms is een aanbesteding te complex. Of er liggen teveel interessante aanbestedingen tegelijkertijd. Meedoen aan aanbestedingen is nu eenmaal een tijdrovende klus en vergt focus. Als wij daar niet de capaciteit voor hebben, schakelen we Tender Services Group in zodat wij én kans maken én verder kunnen met ons eigenlijke werk.”
Grootste leerpunt van meedoen aan aanbestedingen? “Een open deur, maar dé regel is: geef antwoord op de vraag. Denk vooral niet ‘ze zullen dit wel bedoelen’ om er vervolgens je eigen invulling aan te geven. Lees de teksten en stukken tot in detail en bekijk wat exact wordt gevraagd. Maak teksten het liefst zo specifiek mogelijk, gebruik geen algemeenheden”, besluit Marcel de Waal.