Om te winnen moet je de aanbestedingstaal machtig zijn

Meedoen met de aanbesteding die het Centraal Institutioneel Incassobureau (CIJB) voor deurwaardersdiensten in 2014 uitschreef, bleek een ware ‘rollercoaster ride’. Pas drie jaar later, drie aanbestedingsrondes  en vele kortgedingen verder, kreeg Deurwaarderskantoor Stam met hulp van Tender Services Group de grote opdracht gegund.

Lang traject CIJB-aanbesteding

Directeur-eigenaar Cees Stam vertelt in zijn kantoor in Purmerend, waar deurwaarders, incassospecialisten en juridische bijstandsverleners werken, over het langdurige proces. “Ik was helemaal niet bekend met het fenomeen aanbestedingen. In de wereld van deurwaarders en incassobureaus komen deze eigenlijk niet of nauwelijks voor. Tot het CIJB ging aanbesteden in 2014. Uiteraard deden wij, net als meer dan 90 andere deurwaarderskantoren, mee. Deze eerste aanbesteding werd wel voorlopig gegund, maar toch teruggetrokken na kortgedingen. De tweede CIJB-aanbesteding, voor dezelfde opdracht, strandde ook, in verband met het niet volgen van de noodzakelijke formaliteiten.”

Opdracht definitief gegund

Daarop zette het inning- en incassogezicht van de overheid het offertetraject voor een derde keer in de markt. Cees Stam vervlgt: “De eerste keer zaten we er niet bij, de tweede keer werd de aanbieding teruggenomen. En ja, derde keer is scheepsrecht, dus dachten we: nu schakelen we een professionele partij in met expertise in aanbestedingen en kwamen uit bij de Tender Services Group.”
Na alle zuur, kwam eindelijk het zoet. “De voorlopige gunning was in april 2017 en, na gevoerde kortgedingen, volgde op 26 juli 2017 de definitieve gunning. Een heel verhaal en drie jaar later wonnen wij de aanbesteding. Geweldig natuurlijk, want het betekent een continue stroom aan werk. Het CIJB int en incasseert niet alleen de bekende verkeersboetes, maar ook lesgelden, ziektekostenpremies die niet worden betaald en OV-jaarkaarten die onrechtmatig worden gebruikt.”

Het niveau dat de inkoper wilde zien

Deurwaarderskantoor Stam scoorde heel hoog tussen alle andere aanbiedingen waarvan de kwaliteit ook hoog was. Waarin zat het verschil? “Het CIJB verwacht een bepaalde taal en focus. Het ging in deze ook om de kwaliteit en kennis die je in huis hebt en de aanpak die je voor ogen stond, de inhoudelijke behandeling van de zaken. Het is een bepaalde taal die je moet spreken en die aanbestedingstaal ben ik niet machtig, Tender Services Group wel. Samen met hen hebben we het niveau geleverd dat de inkoper wilde zien.”
“Ontzorgen, heet dat met een mooi woord”, zegt Cees Stam lachend. “Dat is precies wat het team van Tender Services Group doet. Zij zetten hun specialisatie in zodat ik verder kan met mijn zaken en werk. Grotere kantoren hebben in deze wel de boot gemist, het was een intens lastig traject. We hebben samen het meest optimale resultaat behaald. Het was ook echt een samenwerking, een hele prettige. De beloofde fles champagne, is er uiteraard gekomen.”