AENC Succesvol met aanbestedingen

De uitvraag bij aanbestedingen goed interpreteren, is een kunst

Touchscreens, digitale schoolborden, personal devices in de klas, educatieve software. De AENC Groep is erin gespecialiseerd en levert zowel audiovisuele als ICT-oplossingen aan (onderwijs)instellingen door heel Nederland. Om de omzet uit aanbestedingen fors te verhogen en het aanbestedingsproces te verbeteren, kwam Tender Services Group in beeld. “Het is leuk als je wint, als de prijzen worden verdeeld sta je erbij.”

AENC Groep

Helft aanbestedingen gewonnen
Het screenen van aanbestedingen, de reviews van geschreven stukken, advies, coaching en een deel training. Dat was waar AENC behoefte aan had. Een intensieve samenwerking met Tender Services Group was het gevolg. Pieter Schalk, accountmanager van AENC, is samen met een team van tien collega’s nauw betrokken bij de tenders. “Af en toe schreven we in op aanbestedingen, maar het bleef regelmatig toch een complexe ver-van-mijn-bed-show. Tot er in 2015 twee aanbestedingen lagen van bestaande klanten, waarbij we behoefte hadden aan de hulp van experts. Het Tender Services team coachte ons en we wonnen beide aanbestedingen.”
Daarop volgden inschrijvingen op veertien andere aanbestedingen, waarvan AENC er zes won. De samenwerking kwam in een stroomversnelling. “Het is enorm prettig als er een organisatie achter je staat die meekijkt en de expertise in huis heeft om een eigen invalshoek aan een standaardprocedure te geven en die je bovendien gefocust houdt. Daarnaast zochten we echt een adviesbureau dat de wereld kent van complexe aanbestedingen”, licht Pieter Schalk toe.

Aanbestedingen eerder in de smiezen
Naast het samen oppakken van geselecteerde aanbestedingen, volgen werknemers van AENC trainingen, gaan naar netwerkbijeenkomsten van Tender Services Group en zijn er vraaggesprekken over aanbestedingen. “Inmiddels is ons interne proces verbeterd, liggen de procedures vast, hebben we aanbestedingen eerder in de smiezen en zijn we veel kritischer geworden. Past deze uitvraag wel bij ons als organisatie? We willen alleen goede opdrachten pakken waar wij ons echt kunnen onderscheiden. We zijn nu zover, dat we bij een gunningssysteem van 50 procent prijs en 50 procent kwaliteit niet meer meedoen. Tevens hebben we geleerd minder te schrijven over ‘wie zijn we, wat doen we en hoe goed we zijn’, maar juist te kijken naar wat er eigenlijk wordt gevraagd en ons te verplaatsen in wat nodig is,” zegt Pieter.

Traject begint pas zodra je wint
AENC wil zich vooral onderscheiden op kwaliteit en dat is met de huidige beoordelingssystematieken een stuk lastiger. “Het kwalitatieve deel wordt tegenwoordig wisselend beoordeeld en veel ketst af op prijs. Dat maakt dat je wel wat sceptisch naar de uitvragen gaat kijken. Het zou beter zijn, zowel voor de opdrachtgever als de inschrijver, als er concrete eisen gelden en je jezelf meer kunt onderscheiden. Het is een kunst de uitvraag goed te interpreteren.”
Helpt Tender Services Group daar ook bij? “Ook al hebben we veel aanbestedingen gedaan, iedere keer komen zij met nieuwe vragen over ‘waarom we dat zo hebben omschreven’ en ‘of het past bij de vraag’. Dat vind ik oprecht knap. Samen met het persoonlijke contact maakt dat het succes. Ja, we hebben veel aanbestedingen gewonnen, maar dan moet je het ook nog waarmaken. Het traject begint pas echt zodra je wint,” sluit Pieter lachend af.

Share