Column Marielle van der Keur: Adem in, in adem uit.

Iedere aanbestedende dienst kijkt er graag naar uit; een nieuwe aanbesteding in de markt zetten. Daarin moet je goed voorbereid zijn. Want wat wil je nu eigenlijk uitvragen. En welke partij wil je het liefste? Twee zeer belangrijke hersenkrakers die veel tijd, energie, vergaderen, (digitaal) papierwerk, frustratie en druk opleveren. En dat heb ik het nog niet eens over het daadwerkelijk opstellen van de aanbestedingsprocedure.

Regelmatig vinden er onderzoeken plaats naar de lastenverlaging bij aanbestedingen, maar het blijft, ook in de toekomst, geen sinecure om even een aanbesteding eenvoudig in de markt te zetten. En dat het geld kost, weten we allemaal. Het gaat feitelijk om het goed verantwoorden van het geld van de burger. En dat moet goed worden besteedt.

Daarnaast zijn we allemaal mensen. En mensen hebben zo hun voorkeuren. Een mens kan niet alles weten en wordt daarnaast ook nog eens beïnvloed door allerlei meningen in en uit de markt. Dus hoe zorg je er dan voor dat je een aanbesteding in de markt zet die conform alle regelgeving is en voldoende marktwerking oplevert? Zodat u als aanbestedend dienst straks heel tevreden kunt terugkijken op de samenwerking met de (nieuwe) leverancier en er ook nog een kostenbesparing is gerealiseerd. En dan nog het allerbelangrijkste; zijn uw collega’s blij met de keuze die u heeft gemaakt? Want u heeft er natuurlijk niks aan als u zelf vindt dat u een fantastische aanbesteding in de markt hebt gezet, maar uw collega’s op de werkvloer u verafschuwen en steen en been klagen. Dat brengt uw positie ook in gevaar.

Voor veel aanbestedende diensten is het prettig als de huidige leverancier de opdracht opnieuw wint, dat scheelt weer een lange kennismakingsperiode. Maar marktpartijen zijn slimmer geworden en ik ben er zelf van overtuigd dat juist het af en toe wisselen van leverancier bijdraagt aan professionalisering van zowel opdrachtgever als opdrachtnemer. Maar ja, dan moet er wel voldoende ruimte zijn in de aanbesteding om nieuwe leveranciers toe te laten. Mijns inziens moet je dan ook heel goed nadenken over het beoordelingsteam en over bijvoorbeeld de mensen die producten moeten testen of een draagproef gaan doen. Deze mensen moeten goed worden geïnstrueerd. En misschien moeten dat zelfs mensen zijn die niet of minder bekend zijn met de huidige leverancier en zijn product of dienst. Want de meeste mensen zijn gewoontedieren. Die houden niet van verandering. En dus is het oude of huidige al gauw goed.

Zo kwam ik laatst een procedure tegen van de politie. Gestart in maart 2017 en nog altijd niet gegund. De politie intrigeert mij. Waakzaam en dienstbaar, is er voor de burger en er gaat regelmatig van alles mis. En dat terwijl het een organisatie is die wij blindelings moeten kunnen vertrouwen.

In de procedure werd “voorselectieapparatuur” uitgevraagd. Oftewel; apparatuur welke kan worden gebruikt voor blaastesten voor bij alcoholcontroles. Spreekt altijd tot de verbeelding natuurlijk. Op zich zelf niet een hele ingewikkelde procedure, want de Politie had veel tijd en aandacht besteedt aan de leidraad, heel veel eisen opgenomen in de stukken alsmede een gebruikerstest en technische test. Daarnaast wilde de politie een zo laag mogelijke prijs betalen. Nu zijn er niet heel veel partijen die dit leveren en de Politie werkte al jaren met dezelfde leverancier. De crux zat hem dan ook in de gebruikerstest. Daaruit bleek dat gebruikers bijvoorbeeld de handleiding, die bij het apparaat zat wat zij nog niet kenden, niet hadden gelezen en daardoor belangrijke onderdelen laag hadden gescoord. De test zal moeten worden overgedaan, maar mijn advies zou dan ook zijn om hier gebruikers voor aan te stellen die met geen van de partijen bekend is. Een soort van blinde proeverij. Want in het land der blinden is eenoog koning. En dat kan toch nog wel eens verkeerd uitpakken.

Uiteraard gaan er ook best veel aanbestedingen goed, zijn opdrachtgevers en opdrachtnemers tevreden met de resultaten en levert het aanbesteden een bijdrage aan de doelstellingen. Maar denk elke keer heel goed na en geef marktpartijen en uzelf de ruimte om te ontwikkelen.