“In meedoen aan aanbestedingen heb ik lol moeten krijgen, goede begeleiding helpt daarbij”
Onlangs was het feest bij Weska, de Rotterdamse vakgroothandel in schoonmaakproducten. De experts in professioneel schoonmaken wonnen de aanbesteding van Mijn Gemeente Dichtbij, een werkmaatschappij van de gemeenten Sint-Michielsgestel en Boxtel. “We zijn relatief nieuw in het inschrijven op Europese aanbestedingen en dit is de eerste Europese aanbesteding die we winnen, samen met Tender Services Group. Dat smaakt naar meer”, vertelt accountmanager David Nadin.
Aanbesteding is teamwork
De gewonnen aanbesteding van Mijn Gemeente Dichtbij betekent een contract voor vijf jaar met nog twee keer de optie voor een extra jaar. In die periode verzorgt Weska de installatie en levering van sanitaire supplies voor openbare sanitaire voorzieningen in beide gemeenten. Waaronder die van de gemeentehuizen. David: “Een paar jaar geleden zijn we voorzichtig begonnen met aanbestedingen. Bij toeval kwamen we in contact met Tender Services Group. Samen met adviseur Thomas Klein Bramel hebben we tenders opgepakt, waarvan we in 2020 één verloren en dus één wonnen. In de samenwerking is een bepaalde chemie ontstaan en dat werkt heel prettig. Het is teamwork. Samen met onze directeur Johan Willems en Tender Services Group nemen we nu de beslissing, ‘bid or no bid’?.”
Choose your battles, ook in tenders
Er zijn redelijk veel aanbestedingen in jullie branche. Wanneer laat Weska een aanbesteding voorbijgaan? “We kijken naar allerlei factoren. Wat zijn de kosten en de baten? Past een aanbesteding bij ons als bedrijf? Wat voor kans maak je wanneer je als MKB bedrijf het moet opnemen tegen de grotere jongens? Hebben we de gevraagde kwalificaties in huis of kunnen we die nog voor de deadline regelen? Er komen mooie potentiële opdrachten voorbij, maar soms is het niet haalbaar. Of je ziet bij het screenen van de stukken dat een te grote investering nodig is om mee te kunnen bieden. Als de wenkbrauwen omhooggaan, is het meestal een ‘no bid’. Choose your battles, zeggen we wel eens.”
Aanbestedingen zorgen voor groei
Het is dus belangrijk om de battles goed te kiezen, wil je zorgen voor ontwikkeling en groei van je bedrijf door aanbestedingen? “We zijn onderaan begonnen, zoals je altijd op een ladder begint, en zetten langzaam nieuwe stappen. Als bedrijf ontwikkelen we ons, juist dankzij aanbestedingen. Zo konden we onlangs niet meedoen met een aanbesteding omdat een certificaat nog ontbrak. Die hebben binnenkort wel. Daarnaast groei je, zoals nu, qua omzet. Dat komt in deze tijd, met de COVID-situatie en daardoor minder fysieke afspraken, extra goed uit.”
Lol in aanbestedingen
Is meedoen aan aanbestedingen veranderd nu jullie het samen optrekken met Tender Services Group? “De eerste keer dat we vol in een aanbesteding stapten, heb ik me wel tien keer afgevraagd: ‘Waar ben ik aan begonnen?’ Toen las ik alle documenten van A tot Z. Ook vergiste ik me destijds in de afhankelijkheid die je hebt van derden om informatie voor de aanbesteding te krijgen en de tijd die dat kost. Nu kan ik op steekwoorden screenen of het iets voor ons is en heb ik het proces beter in de vingers. Tender Services Group heeft ons wegwijs gemaakt. Betere tenderprofielen helpen ook, nu krijgen we eerder tenders binnen waarmee we iets kunnen. Dat zorgt ervoor dat ik er nu lol in heb. Dat wordt natuurlijk versterkt als je wint!”, besluit David lachend.